Hướng dẫn sử dụng phần mềm chấm công

PHẦN I. QUẢN TRỊ NHÂN SỰ

1.    Quản lý phòng ban.

–    Người sử dụng vào mục “Quản lý nhân viên”, Phần bên trái màn hình là phần quản lý phòng ban của phần mềm máy chấm công CPS.

Giao diện phần mềm chấm công

–    Thêm mới:

• Người sử dụng chọn phòng ban cha (nếu chưa có thì sẽ chọn “Công ty”)
• Bấm vào “Thêm mới”
• Nhập tên phòng ban => Bấm “Đồng ý”
• Phòng ban vừa tạo sẽ là phòng ban con của phòng ban đã chọn lúc đầu.

–    Chỉnh sửa:

• Người sử dụng chọn phòng ban cần chỉnh sửa.
• Bấm “Sửa tên”
• Nhập tên phòng ban cần sửa => Bấm “Đồng ý”

–    Xóa:

• Người sử dụng chọn phòng ban cần xóa.
• Bấm “Xóa”
• Xác nhận xóa phòng ban.

2.    Quản lý nhân viên trong phần mềm máy chấm công.

–    Người sử dụng vào mục “Quản lý nhân viên”.

–    Thêm mới:

• Người sử dụng chọn phòng ban mà nhân viên mình sẽ thêm vào (chọn ở bên tay trái màn hình)
• Bấm vào “Thêm mới”
• Nhập các thông tin của nhân viên
• Nhập các thông tin như trong hình.
• Lưu ý “Mã chấm công”, “Tên chấm công” và “Mã thẻ” sẽ tương ứng với Mã chấm công, tên chấm công, mã thẻ trên Máy chấm công.
• Bấm “Đồng ý và thoát”

–    Chỉnh sửa:

• Ngưởi sử dụng chọn nhân viên cần chỉnh sửa
• Bấm “Chỉnh sửa”
• Nhập các thông tin cần sửa như ở trên.
• Bấm “Đồng ý và thoát”

–    Xóa:

• Người sử dụng chọn nhân viên cần xóa.
• Bấm “Xóa” => Xác nhận xóa nhân viên.

–    Đổi phòng ban:

• Người sử dụng chọn nhân viên cần đổi phòng ban.
• Bấm “Đổi phòng ban”
• Chọn phòng ban cần đổi => Bấm “Đồng ý”

3.    Tải danh sách nhân viên bằng file Excel lên hệ thống máy chấm công

–    Người sư dụng chọn phòng ban cần thêm danh sách nhân viên (Bước này rất quan trọng, lưu ý phải chọn phòng ban trước khi tải danh sách nhân viên)

–    Người sử dụng vào mục “Dữ liệu” => Chọn “Upload danh sách nhân viên”

–    Một bảng thông báo hiện lên => Chọn “File upload”. File mẫu xem tại

–    Bấm tải lên.

4.    Khai báo chức danh

–    Người sử dụng vào mục “Dữ liệu” => Chọn “Khai báo chức danh”

–    Người sử dụng thêm mới, chỉnh sửa, xóa chức danh theo bảng quản trị chức danh hiện ra.

5.    Khai báo ngày lễ

–    Người sử dụng vào mục “Dữ liệu” => Chọn “Khai báo ngày lễ”

–    Người sử dụng thêm mới, chỉnh sửa, xóa chức danh theo bảng quản trị chức danh hiện ra.

6.    Khai báo cuối tuần

–    Người sử dụng vào mục “Dữ liệu” => Chọn “Khai báo cuối tuần”

–    Người sử dụng chọn ngày cuối tuần theo phòng ban. Lưu ý tất cả các phòng ban đều phải chọn, nếu không chọn thì phòng ban đó sẽ không có ngày cuối tuần.

–    Bấm đồng ý.

PHẦN II. MÁY CHẤM CÔNG

1.    Khai báo máy chấm công

–    Người sử dụng chọn mục “Máy chấm công” => chọn “Khai báo máy chấm công”

–    Người sử dụng nhập các thông tin của máy chấm công theo hình

–    Lưu ý phần “Số đăng ký”: Mỗi một máy chấm công sẽ có một số đăng ký do CPS cấp. Người sử dụng liên hệ với CPS để lấy “Số đăng ký” theo Seri máy chấm công.

2.    Lấy dữ liệu từ máy chấm công

–    Người sử dụng chọn “Máy chấm công” => Chọn “Lấy dữ liệu từ máy chấm công”

–    Bảng lấy dữ liệu chấm công sẽ hiện ra theo hình dưới:

–    Chọn máy chấm công cần lấy dữ liệu.

–    Chọn loại dữ liệu cần lấy:

• Dữ liệu nhân viên: Dữ liệu nhân viên trên máy chấm công, bao gồm các thông tin nhữ Mã chấm công, Tên chấm công, Dữ liệu vân tay, Dữ liệu thẻ…
• Dữ liệu chấm công: Bao gồm dữ liệu chấm công của nhân viên.

–    Chọn tải dữ liệu từ máy chấm công => Đợi một lúc để phần mềm lấy dữ liệu từ máy chấm công  Sauk hi lấy dữ liệu chấm công, bảng dữ liệu trên máy chấm công ở bên cạnh sẽ hiển thị thông tin vừa được lấy về.

–    Chọn “Cập nhật vào CSDL”

–    Lưu ý: Khi chọn loại “Dữ liệu chấm công”. Sẽ có hai nút tích chọn:

• Xóa dữ liệu chấm công: Nếu tích chọn thì dữ liệu chấm công trên máy chấm công sẽ bị xóa (mặc định tích chọn, lý do xóa dữ liệu trên máy chấm công vì dữ liệu đã được cập nhật vào CSDL. Nếu không xóa thì lần sau lấy dữ liệu sẽ bị trùng)
• Xóa dữ liệu trong CSDL: Nếu tích chọn thì toàn bộ dữ liệu chấm công trong CSDL sẽ bị xóa hết (mặc định không tích chọn, lưu ý cân nhắc thật kỹ khi tích chọn phần này)

3.    Tải dữ liệu lên máy chấm công

–    Người sử dụng chọn “Máy chấm công” => Chọn “Tải dữ liệu lên máy chấm công”

–    Tải dữ liệu nhân viên lên máy chấm công:

• Người sử dụng chọn phòng ban
• Danh sách nhân viên thuộc phòng ban sẽ hiển thị ở lưới.
• Chọn “Cập nhật dữ liệu nhân viên lên máy chấm công”
• Chọn máy chấm công cần cập nhật dữ liệu.
• Bấm “Đồng ý” => Toàn bộ dữ liệu nhân viên ở lưới hiển thị sẽ cập nhật lên máy chấm công.

–    Tải dữ liệu chấm công:

• Người sử dụng chọn nhân viên cần cập nhật dữ liệu chấm công.
• Bấm “Xem dữ liệu chấm công”
• Một bảng dữ liệu chấm công sẽ hiển thị

• Chọn thời gian và bấm “Tìm kiếm” để xem dữ liệu chấm công của nhân viên vừa chọn trong CSDL.
• Bấm “Thêm mới” để thêm dữ liệu chấm công cho nhân viên.
• Chọn dữ liệu => Bấm “Chỉnh sửa” để sửa thời gian chấm công của nhân viên.
• Chọn dữ liệu => Bấm “Xóa” để xóa dữ liệu chấm công của nhân viên.

PHẦN III. CÀI ĐẶT CA

1.    Quản lý ca.

–    Người sử dụng vào mục “Cài đặt ca” => Chọn “Quản lý ca”

–    Một bảng khai báo ca sẽ hiện ra như hình dưới

–    Lưới hiển thị bên trái thể hiện danh sách các ca hiện có
–    Phần thông tin của ca được hiển thị ở bên phải.
–    Bấm “Thêm mới” để thêm mới một ca làm việc.
–    Chọn ca làm việc đã có ở lưới hiển thị  Bấm “Chỉnh sửa” để sửa ca làm việc.
–    Chọn ca làm việc đã có ở lưới hiển thị  Bấm “Xóa” để xóa ca làm việc.
–    Nhập các thông tin của ca làm việc, bấm “Đồng ý” để thêm hoặc sửa ca.

2.    Khai báo vắng.

–    Người sử dụng chọn “Cài đặt ca” => Chọn “Khái báo vắng”

–    Bảng khai báo vắng sẽ hiện ra như hình:

–    Chọn phòng ban => Chọn nhân viên => Bấm “Thêm mới”
–    Hiển thị bảng khai báo vắng:

–    Chọn ngày khai báo vắng, ghi lý do => Bấm “Đồng ý” để khai báo vắng

• Áp dụng cho tất cả nhân viên thuộc phòng: Khi tích chọn mục này sẽ khai báo vắng cho tất cả các nhân viên thuộc phòng ban.
• Áp dụng cho nhân viên: Khi tích chọn mục này sẽ chỉ khai báo vắng cho nhân viện đã được chọn.

3.    Khai báo ca.

–    Người sử dụng chọn “Cài đặt ca” => Chọn “Khai báo ca”

–    Bảng khai báo ca được hiển thị.

–    Chọn phòng ban.
–    Chọn “Năm” và “Tháng”
–    Chọn “Ca làm việc” cần phân cho nhân viên.
–    Bôi đen các nhân viên cần phân ca theo hình.

–    Bấm “Cập nhật dữ liệu phân ca”
–    Các ngày có màu đỏ: Thể hiện ngày lễ (được khai báo ở phần “Khai báo ngày lễ”)
–    Các ngày có màu vàng: Thể hiện 2 ngày cuối tuần thứ bảy và chủ nhật của tháng.

4.    Khai báo tăng ca.

–    Người sử dụng chọn “Cài đặt ca” => Chọn “Khai báo tăng ca”

–    Bảng khai báo tăng ca được hiển thị:

–    Phần bên trái hiển thị các thông số tăng ca.

• Tên tăng ca, giờ vào, giờ ra, giờ bắt đầu hiểu ca …
• Lưới hiển thị ngày cần tăng ca trong tháng.
• Chọn “Danh sách nhân viên” để chọn danh sách nhân viên cần tăng ca:

• Chọn nhân viên ở tab “Nhân viên” => Bấm vào nút   hoặc   để điều chỉnh nhân viên sang tab “Nhân viên đang chọn” (Nhân viên đang chọn là những nhân viên mình sẽ áp dụng tăng ca)
• Bấm “Lưu và Thoát” để lưu dữ liệu nhân viên cần tăng ca.
• Bấm “Cập nhật tăng ca” để lưu dữ liệu tăng ca.

–    Phần lưới hiển thị bên phải hiển thị danh sách tăng ca đã khởi tạo.

• Bấm “Thêm mới” để reset các thông tin ở mục bên trái.
• Chọn một lịch tăng ca và bấm “Chỉnh sửa” => Thông tin của lịch tăng ca sẽ hiển thị ở phần bên trái màn hình. Chỉnh sửa và bấm “Cập nhật tăng ca”
• Chọn một lịch tăng ca và bấm “Xóa” => Xác nhận xóa lịch tăng ca.

5.    Thiết lập giờ tính công.
–    Người sử dụng chọn “Cài đặt ca” => Chọn “Thiết lập giờ tính công”
–    Một bảng quy đổi giờ tính công sẽ hiện ra

–    Thiết lập thời gian tính công.
–    Bấm “Lưu lại” để lưu cấu hình quy đổi.

PHẦN IV. BÁO CÁO

–    Người sử dụng chọn mục “Báo cáo” => Một bảng hiển thị báo cáo sẽ hiện ra.

–    Người sử dụng chọn phòng ban cần xem báo cáo.
–    Chọn loại báo cáo cần xem.
–    Chọn thời gian xem báo cáo.
–    Bấm “Xem báo cáo” => Đợi 1 lúc để phần mềm tính toán dữ liệu chấm công, thao tác này sẽ mất khá nhiều thời gian, tùy thuộc vào dữ liệu nhân viên và dữ liệu chấm công.

–    Sau khi tính toán xong dữ liệu chấm công. Bảng báo cáo sẽ hiển thị như hình trên.
–    Bấm theo hình dưới để xuất dữ liệu báo cáo ra file excel, pdf hoặc word (khuyến nghị nên export ra excel)

–    Bấm vào hình   để in báo cáo.

Trên đây là báo cáo dùng chủ yếu là dùng cho máy chấm công vân tay, mà hiện nay gần như các văn phòng và doanh nghiệp đa số đều dùng phương thức chấm công nay.

Gủi phản hồi cho IDmart

Bài viết liên quan

Một số mẫu khóa tủ cá nhân thông minh được mua nhiều 2022

Giải pháp kiểm soát ra vào kết hợp chấm công dùng cổng xoay Tripod

Cung cấp hệ thống khóa tủ locker cho công ty EY VIỆT NAM

Có nên dùng khóa tủ thông minh cho locker phòng gym, spa

Top 3 máy quét vân tay bán chạy nhất thị trường hiện nay

Có nên mua máy chấm công khuôn mặt