Hướng dẫn sử dụng phần mềm chấm công WSE ON 39 (P2)

Hôm trước tôi đã hướng dẫn các bạn cách khai báo, kết nối máy chấm công. Và các chức năng thêm, sửa, xóa thông tin nhan viên. Hôm nay tôi hướng dẫn tiếp phần 2 về các chuyển nhân viên từ các phòng bạn khác nhau

Xem lại phần 1 tại đây: Hướng dẫn sử dụng phần mềm chấm công WSE 39

8. Chuyển phòng nhân viên

Làm thế nào để chuyển 1 nhân viên đang làm tại phòng Tổ chức – Hành chính => phòng Marketing

B1: Tích vào nhân viên muốn chuyển.

B2: Chọn Đổi Phòng ban.

B3: Chọn phòng ban muốn chuyển tới.

B4: Nhấn Chọn một phòng ban rồi nhấp tại đây

B5: Chọn Đồng ý nếu muốn chuyển hoặc Không nếu không muốn.

Sau khi chọn Đồng ý thì kết quả sẽ như hình trên.

9. Up tên nhân viên lên máy chấm công(khi nhân viên chấm công thì tên nhân viên sẽ hiển thị trên máy chấm công)

Từ Menu => Máy chấm công => Tải nhân viên lên máy chấm công

Sau khi chọn Chuyển xuống bạn chọn Tải lên máy chấm công

Bạn đợi 1 vài giây để dữ liệu được tải lên máy chấm công.

10. Khai báo giờ làm việc cho nhân viên

Từ Menu => Cài đặt chấm công

10.1. Khai báo ca làm việc

Tại TAB Cài đặt chấm công => Khai báo ca làm việc

Chọn Thêm mới

Điền các thông số như hình => Lưu để lưu ca làm việc

10.2. Khai báo cách chọn giờ

Cũng tại TAB Cài đặt máy chấm công => Khai báo cách chọn giờ (5 cách chọn)

10.2.1. Sắp xếp giờ Vào giờ Ra theo tự động để kiểm soát ra vào tốt hơn.

Chọn cách khai báo này khi trong ngày có thể làm nhiều ca (chấm 4 hoặc 6 lần trong 1 ngày) . Ví dụ: Sáng vào chấm 1 lần vào trưa chấm 1 lần ra, đầu giờ chiều chấm vào chiều kết thúc làm việc chấm ra (4 lần ) . Chấm 6 lần thì thêm vào tăng ca…. Phần mềm sẽ lấy giờ đầu là GIỜ VÀO , giờ kế tiếp là GIỜ RA . Phần mềm căn cứ theo GIỜ XÁC ĐỊNH CA được nhập trong phần KHAI BÁO CA LÀM VIỆC để tính toán .Các cặp giờ sẽ chạy theo 3 thông số chung ( ở hình dưới ) là thời gian nhỏ nhất giữa VÀO-RA, thời gian lớn nhất giữa VÀO-RA, thời gian cho phép giữa VÀO-RA.

Chọn Thêm mới rồi điền các thông số như hình => Lưu

=> khi tính công phần mềm sẽ lấy giờ đầu là giờ Vào, giờ kế tiếp là giờ ra

10.2.2. Chọn giờ Vào giờ Ra theo số máy chấm công.

Chọn Thêm mới rồi điền các thông số như hình => Lưu

=> khi tính công phần mềm sẽ lấy giờ vào và giờ ra theo phần khai báo ID máy chấm công (VD các máy có ID 1,3,5 là giờ Vào, máy có ID 2,4,6 là giờ RA).

10.2.3. Chọn giờ Vào giờ Ra theo khoảng phân giờ.

Chọn Thêm mới rồi điền các thông số và chọn Kiểu sắp xếp là chọn giờ Vào giờ Ra theo khoảng phân giờ.

Muốn trên báo cáo giờ của nhân viên thể hiện đúng cột vào hoặc ra khi chấm thiếu vào hoặc ra thì chọn cách khai báo này, lưu ý chỉ chấm 2 hoặc 4 lần trong ngày theo giờ hành chánh. Chọn phân giờ (như hình dưới)

Sau khi chọn Phân giờ >> hộp thoại hiện ra bạn chọn Thêm

Khoảng giờ vào ra

Bắt đầu vào…… kết thúc vào : khai báo khoảng thời gian cho cột Vào .

Bắt đầu ra…… kết thúc ra : khai báo khoảng thời gian cho cột Ra .

Điền các thông số rồi chọn Đồng ý

Chọn Lưu để hoàn thành.

=> khi tính công phần mềm sẽ lấy giờ Vào và giờ Ra theo phần khai báo Phân giờ

10.2.4 Giờ VÀO là giờ đầu tiên,giờ Ra là giờ cuối cùng trong ngày

Trên máy chấm công có thể chấm rất nhiều lần trong ngày ,và nếu chọn khai báo này phần mềm tự động lấy giờ chấm đầu tiên và giờ chấm cuối cùng trong ngày để tính công. ( không chạy qua đêm)

Chọn Thêm mới rồi điền, chọn các thông số như hình => Lưu

=>khi tính công phần mềm sẽ lấy giờ đầu là giờ vào, giờ cuối cùng là giờ ra (chỉ áp dụng chấm công trong ngày)

10.2.5 Theo Check In và Check Out trên máy chấm công

Chọn Thêm mới rồi điền, chọn các thông số như hình

Tiếp tục chọn Lưu

=>khi tính công phần mềm sẽ lấy giờ Vào và giờ Ra theo phần khai báo trên máy chấm công. Nếu máy 1,2,3 khai báo Vào, máy 4,5,6 là Ra thì phần mềm sẽ lấy giờ trên máy 1,2,3 là giờ Vào, lấy giờ trên máy 4,5,6 là giờ Ra.

10.3. Khai báo ca làm việc.

Cũng tại TAB Cài đặt chấm công => Khai báo ca làm việc

Nhấn Thêm mới để khai báo ca làm việc mới như hình dưới

+ Đặt Mã Ca ( vd : HC )

+ Đặt giờ vào ra cho ca mới tạo ( HC)

+ Nhập thời gian nghỉ trưa ( nếu có )

Khai báo Bắt đầu giờ vào để hiểu ca, Kết thúc giờ vào để hiểu ca sẽ là cơ sở cho giờ Vào. Bắt đầu giờ ra để hiểu ca, Kết thúc giờ ra để hiểu ca sẽ là cơ sở cho giờ Ra. Tức là hai giờ Vào Ra của nhân viên rơi vào khoảng khai báo nào thì sẽ xác định nhân viên đang làm việc tại ca đó.

Nếu quên chấm vào hoặc ra vẫn tinh ra công thì điền vào Không có giờ ra hoặc giờ vào thì tinh tổng : …. phút tùy theo quy định.

VD: ta tạo ca làm việc hành chánh mã ca là HC1, giờ làm việc từ 8h00 – 17h00 ta khai báo như sau:

+ Mã ca : HC1

+ Giờ vào làm việc : 08:00

+ Giờ kết thúc làm việc : 17:00

+ Giờ bắt đầu ăn trưa : 12:00

+ Giờ kết thúc ăn trưa: 13:00

+ Bắt đầu vào 06:00

+ Kết thúc vào 10:00

+ Bắt đầu ra 10:01

+ Kết thúc ra 23:00

– Cho phép đi trể hoặc về sớm bao nhiêu phút phụ thuộc vào quy định công ty cho phép, qua tab Đi trể, về sớm để cài đặt.

– Nếu có tăng ca trước hoặc sau giờ làm việc bao nhiêu phút thì đánh dấu check v và đặt số phút vào: qua tab Thông số tăng ca để cài đặt.

– Nếu ca làm việc là qua đêm thì dánh dấu check vào ô Ca qua đêm trong tab Thông số khác.

Sau khi khai báo xong các thông số ca làm việc thì ta chọn Lưu để lưu ca làm việc như hình dưới:

10.4. Khai báo lịch trình làm việc

Cũng tại TAB Cài đặt chấm công => Khai báo lịch trình làm việc

Chọn Thêm mới rồi khai báo tên lịch trình => Lưu

Để thêm mới các ca làm việc cho lịch trình làm việc ta chọn tab Sắp xếp ca cho lịch trình ta được bảng chọn như hình dưới:

Tiếp theo ta tích chọn ca làm việc trong tab danh sách ca và chọn ngày làm việc trong tab danh sách ngày muốn sắp xếp cho lịch trình (ví dụ như hình dưới).

Sau khi tích chọn xong ta chọn tab Thực hiện chọn và được kết quả như hình dưới:

Ta chọn Xong ta được kết quả như hình dưới

Cuối cùng ta chọn Lưu và bấm thoát là ta đã khai báo thành công một lịch trình mới.

Để xóa các ca làm việc đã được sắp xếp cho lịch trình làm việc ta cũng chọn tab Sắp xếp ca cho lịch trình. Để xóa các ca làm việc mà mình khống muốn sắp xếp cho lịch trình ta tích chọn ca làm việc muốn xóa trong các danh sách ca chọn (như hình dưới).

Sau khi tích chọn xong ta chọn tab Xóa chọn ca và được kết quả như hình dưới:

Ta chọn Xong ta được kết quả như hình dưới

Cuối cùng ta chọn Lưu và bấm thoát là ta chỉnh sửa thành công một lịch trình.

10.5.Sắp xếp lịch trình cho nhân viên

Tại TAB Cài đặt chấm công => Sắp xếp lịch trình cho nhân viên

B1: chọn Phòng ban.

-Có 2 loại lịch trình: Lịch trình mặc định (mặc định trong suốt quá trình công tác) và Lịch trình tạm (trong 1 khoảng thời gian nhất định)

Lưu ý: chọn 1 trong 2 lịch trình.

Nếu chọn Lịch trình mặc định bạn làm theo bước 2,4,6.

Sau khi chọn Thực hiện kết quả là sẽ xuất hiện lịch trình.

Nếu chọn Lịch trình tam bạn làm theo bước 3,5,7.

Sau khi chọn Thêm mới sẽ xuất hiện Lịch trình phía bên phải.

11. Xuất báo cáo

11.1. Tải dữ liệu Chấm công

Vào Menu => Máy chấm công => Tải dữ liệu chấm công

Bạn làm theo như hình sau bước 3 bạn đợi 1 vài giây để phần mềm tải dữ liệu từ máy chấm công về sau đó chọn Lưu vào CSDL.

11.2. Tính toán chấm công và báo biểu

Vào Menu => Chấm công và báo biểu => Chấm công theo ca

Chọn phòng ban cần xem

Ví dụ mình chọn phòng Marketing

Sau khi chọn phòng thì thông tin các nhân viên sẽ hiện ra => Tích vào nhân viên muốn xem => Xem công

Sau khi chọn Xem công => bảng công nhân viên sẽ hiện ra bạn có thể chọn xem dưới dạng Xuất lưới hoặc xem Chi tiết hoặc xem Tổng hợp

12.Thêm giờ cho nhân viên

Vào Menu => Chấm công và báo biểu => Sửa giờ chấm công

Chọn phòng ban có nhân viên cần thêm giờ => Thêm

Sau khi chọn Thêm hộp thoại hiện ra bạn làm như hình, thời gian bạn chỉnh tùy vào giờ của nhân viên.

Sau khi điền xong bạn chọn Đồng ý

Sau khi chọn Đồng ý kết quả sẽ như hình trên trong đó Loại là hình thức chấm công theo kiểu Check In và Check Out và Số máy chính là máy được quy định Giờ Vào và Giờ Ra (VD máy 1,3,5 được quy định là máy tính Giờ Vào vàmáy 2,4,6 được quy định là máy tính Giờ Ra)

13.Sửa giờ cho nhân viên

Chọn Sửa hộp thoại hiện ra bạn chỉnh Ngày giờ cũ và Giờ mới theo ý muốn.

14.Khai báo Nghỉ(ốm, thai sản, việc riêng)

Vào Menu => Chấm công và báo biểu => Chấm công tay

B1: Chọn phòng ban có nhân viên cần khai báo nghỉ.

B2: Chọn nhân viên cần khai báo nghỉ.

B3: Chọn ngày nghỉ.

B4: Chọn hình thức nghỉ( nghỉ ốm, nghỉ thai sản, nghỉ có việc riêng..).

B5: Ghi lý do nghỉ.

B6: Thêm

Sau khi thực hiện xong bước 6 kết quả sẽ như sau

15. Đẩy nhân viên từ excel lên phần mềm.

Vào Menu => Wise eye => Nhập tên

Tại tab loại danh sách cập nhật gồm 5 loại. Để xem mẫu excel của các loại ta chọn xem mẫu và phần mềm xuất ra một mẫu excel theo từng loại.

VD: Danh sách cập nhật loại 1 (hình dưới)

Danh sách cập nhật loại 2 (hình dưới)

Danh sách cập nhật loại 3 (hình dưới)

Danh sách cập nhật loại 4 (hình dưới)

Để đẩy nhân viên lên:

+ Đầu tiên ta chọn loại danh sác h cập nhật.

+ Sau đó ta bấm chọn phần khoanh đỏ ở hình trên để chọn đường dẫn file excel và bấm xem.

+ Sau đó ta tích chọn thêm mới nhân viên khi chưa có thông tin trong dữ liệu.

+ Cuối cùng ta chọn cập nhật vào CSDL để cập nhật nhân viên lên phần mềm.

==> Qúy khách xem lại phần 1

TP. Hà Nội	TP. Hồ Chí Minh
Kinh Doanh: Mr. Công 0931.783.111	Kinh Doanh: Ms. Thương 0944.343.868